Politique de confidentialité

1.0 Aperçu

SCM Services d’assurances Inc. et ses filiales, divisions et sociétés en commandite, à savoir SCM Services d’assurances GP Inc., ClaimsPro LP (« Claimspro »)/IndemniPro LP, SCM Groupe de programmes internationaux LP (« GPI »), Pario Ingénierie et sciences de l’environnement LP (« Pario »), Xpera ServicesRH Inc. (« Xpera RH ») et Xpera Atténuation des risques et enquêtes LP (« Xpera »), (collectivement, « SCM », « nous », « notre » ou « nos ») s'engagent à respecter la vie privée. La présente Politique de confidentialité explique comment et à quelles fins nous recueillons, utilisons et partageons des renseignements personnels.

2.0 Portée de la politique

Cette Politique s'applique généralement aux renseignements personnels que nous recueillons lorsque vous interagissez avec nous, par exemple lorsque vous visitez nos sites Web (y compris https://claimspro.ca/ , https://confidenceline.com/ , https://esmsolutions.ca/ , https://indemnipro.ca , https://ipgclaims.com , https://pario.ca/ , https://parioquantify.ca/ , https://www1.scm.ca/ ,https://xpera.ca/ ), que vous nous contactez par courriel et que vous postulez à un emploi au sein de SCM. Elle s'applique également aux renseignements personnels que nous recevons de nos clients et partenaires d’affaires, y compris lorsque nous enquêtons, évaluons et réglons des réclamations de première ou de tierce partie. Cette Politique fournit également des détails sur la manière dont les renseignements personnels sont recueillis, utilisés et divulgués par Xpera pour les services de sécurité et d'enquête et par Xpera RH pour les services de vérification des antécédents et de pré-emploi, ainsi que par l'intermédiaire de la ligne téléphonique de dénonciation LigneConfidentielle.

Cette Politique ne s'applique pas à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation par SCM de renseignements personnels concernant ses employés.

3.0 Politique

3.1 Renseignements personnels

Dans la présente Politique, on entend par « renseignements personnels » tout renseignement qui peut être utilisé, seul ou en combinaison avec d'autres renseignements, pour identifier une personne. Il s'agit de renseignements tels que votre nom, vos coordonnées, votre date de naissance, votre numéro de permis de conduire et les renseignements relatifs à votre carte de santé. Ils peuvent également inclure d'autres types de renseignements plus techniques, mais uniquement lorsque ces renseignements permettent de vous identifier en tant qu'individu.

En règle générale, les « renseignements personnels » ne comprennent pas les renseignements utilisés pour communiquer ou faciliter la communication avec une personne dans le cadre de son emploi, de son activité ou de sa profession, tels que le nom de la personne, le nom ou le titre de son poste, son adresse professionnelle, son numéro de téléphone professionnel ou son adresse courriel professionnelle.

3.2 Types de renseignements personnels que nous recueillons

Nous limitons la collecte de renseignements personnels à ce qui est raisonnablement nécessaire pour fournir nos services à nos clients, pour répondre à toute autre demande que vous pourriez formuler et pour les autres fins décrites ci-dessous dans la section Utilisation des renseignements personnels. En fonction de votre interaction avec nous, nous pouvons recueillir des renseignements personnels dans les catégories suivantes :

• Votre nom et vos coordonnées, qui peuvent inclure votre adresse courriel, votre adresse personnelle et votre numéro de téléphone.

• Les renseignements relatifs aux réclamations, qui peuvent inclure les détails de votre police d'assurance, des estimations, des notes, des photographies, des séquences vidéo de surveillance, des rapports des médias, des déclarations, des publications sur les médias sociaux (par exemple, des publications sur votre anniversaire, vos voyages, vos amis et votre famille, vos événements, vos déplacements), de la correspondance, des détails sur la subrogation, des déclarations écrites, des renseignements sur les blessures présumées (par exemple, la nature et l'étendue d'une blessure, le nom des fournisseurs médicaux, les détails concernant les rendez-vous médicaux, les rapports médicaux), les renseignements relatifs à la profession et à l'emploi, les allégations de pertes financières ou de dommages, les dossiers financiers, les prêts, les hypothèques, les dossiers fiscaux, les bons de travail, les rapports de professionnels et de spécialistes, les rapports des premiers intervenants, les dossiers de propriété, les rapports de spécialistes, les factures, les réclamations antérieures, les recommandations de règlement, les règlements convenus et, dans les cas où nous pensons qu'il existe un risque de fraude ou d'incendie criminel, des renseignements sur les motivations financières, les dettes, les pressions financières, les pertes antérieures et des renseignements sur toutes les obligations en suspens ou non respectées.

• Les renseignements relatifs à l'emploi, tels que des renseignements sur votre expérience professionnelle et votre formation, lorsque vous postulez à un poste au sein de SCM.
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• Les renseignements relatifs à l'activité en ligne, y compris les adresses IP, la date et l'heure de votre visite, votre fuseau horaire, votre navigateur et votre système d'exploitation, les sections que vous avez consultées sur nos sites Web et vos préférences linguistiques.

• Les renseignements relatifs aux dénonciations (services Xpera RH uniquement), tels que les renseignements relatifs aux événements que vous avez vécus ou dont vous avez été témoin et qui sont signalés par le biais du service LigneConfidentielle.

• Les renseignements relatifs au pré-emploi, à la location et autres renseignements sur les antécédents (services Xpera et Xpera RH uniquement), tels que la date et le lieu de naissance, l'adresse actuelle et les adresses précédentes, la date d'entrée au Canada, le numéro d'assurance sociale, les antécédents en matière de crédit, le sexe, le numéro du permis de conduire et le numéro de la classe de permis, le dossier de conduite, les copies des cartes d'identité délivrées par le gouvernement, les détails et coordonnées de l'employeur précédent et les antécédents professionnels, la formation, les diplômes et autres références.

• Les renseignements relatifs aux enquêtes sur les fraudes et à la récupération des véhicules (Xpera uniquement) : tels que vos motivations financières, les litiges interpersonnels, les numéros d'identification des véhicules, les antécédents criminels ou d'autres renseignements similaires.

3.3 Comment nous recueillons les renseignements personnels

Nous recueillons des renseignements personnels de différentes manières, notamment :

• Directement auprès de vous. Nous pouvons recueillir des renseignements personnels directement auprès de vous dans certaines circonstances, par exemple si vous nous contactez (y compris par courriel, téléphone, etc.), si vous postulez à un poste chez SCM (y compris par l'intermédiaire d'un tiers), si vous visitez nos bureaux ou dans le cadre de vos relations d'affaires avec SCM. Nous pouvons également recueillir des renseignements personnels directement auprès de vous en cas de réclamation lorsque vous êtes une personne assurée ou lorsque vous soumettez une réclamation à un tiers, lorsque vous êtes soumis à nos services de vérification des antécédents et d’autres contrôles ou lorsque vous utilisez la LigneConfidentielle.

• De la part de nos partenaires d’affaires et de nos clients. Si vous êtes assuré par un client de SCM, votre assureur, ses agents et ses courtiers peuvent nous fournir des renseignements personnels vous concernant, lorsque ces renseignements sont pertinents à une réclamation ou à une à notre relation d’affaires avec nos clients. Nous pouvons également recevoir des renseignements personnels vous concernant de la part de nos clients qui ont fait appel à nos services pour effectuer des contrôles et des vérifications de vos antécédents.

• De la part d'une personne assurée. Nous pouvons également recueillir des renseignements personnels vous concernant auprès d'une personne assurée dans le cadre d'une réclamation.

• De la part des autorités ou d'autres sources officielles : telles que les services de police et d'incendie et les registres officiels, les agences et les organismes administratifs, lorsque des pertes matérielles importantes sont déclarées, lorsque nous soupçonnons un incendie criminel ou lorsqu'un incendie criminel a pu se produire, ou lorsque cela est nécessaire pour vérifier les antécédents et procéder à des vérifications.

• À partir de sources médiatiques : telles que les médias sociaux ou les articles de presse vous concernant.

• À partir de bases de données spécialisées : telles que les bases de données contenant des renseignements sur les permis de conduire ou nous permettant d'effectuer une recherche dans les médias.

• À partir de technologies en ligne : Si vous activez les technologies décrites ci-dessous ou si la loi applicable nous y autorise, nous pouvons recueillir certains types de renseignements par voie électronique lorsque vous interagissez avec nos sites, nos courriels, nos comptes de médias sociaux, nos publicités en ligne ou par l'intermédiaire de technologies telles que les témoins, les balises web, les gifs à pixel unique et les moteurs d'analyse. Ces renseignements nous aident à comprendre les actions que vous effectuez sur nos sites et permettent à nos sites de fonctionner correctement.

• • Témoins - qui sont de petits fichiers texte enregistrés sur votre ordinateur lorsque vous visitez un site Web afin que des informations puissent être sauvegardées entre les visites, telles que vos identifiants de connexion ou vos préférences linguistiques.
  • Autres technologies - telles que les moteurs d'analyse, qui, si vous activez certaines de ces fonctions, peuvent extraire des données d'utilisation de plusieurs sources et aider à gérer et à recueillir ces données pour les utiliser à des fins de personnalisation, de publicité basée sur les centres d'intérêt, de personnalisation du contenu et d'autres méthodes permettant de mieux connaître les besoins et les préférences de nos clients. Par exemple, nous utilisons Google Analytics qui nous permet de voir des renseignements sur les activités des utilisateurs sur le site Web, y compris, mais sans s'y limiter, les pages vues, la source et le temps passé sur nos sites Web. Vous pouvez désactiver notre utilisation de Google Analytics en visitant la page de désactivation de Google Analytics.
  • Par le biais de ces technologies, nous pouvons recueillir des renseignements personnels de la manière suivante :

• Réseaux sociaux de tiers. Les réseaux sociaux de tiers qui fournissent des plugiciels interactifs pour activer les fonctions de réseau social (par exemple, LinkedIn) sur les sites Web peuvent utiliser des témoins pour recueillir des renseignements sur votre utilisation des sites Web. La manière dont les données recueillies sont utilisées par un tiers dépend de la politique de confidentialité du réseau social, qui est disponible sur le site Web de la partie concernée. SCM vous encourage à consulter également les politiques de confidentialité des tiers. Les tiers concernés peuvent utiliser ces méthodes de suivi telles que, mais sans s'y limiter, les témoins pour atteindre leurs propres objectifs d’affaires en reliant et en combinant les renseignements relatifs à votre utilisation de nos sites Web à toute autre renseignement personnel qu'ils peuvent avoir recueilli sur vous. Nous pouvons également obtenir et utiliser des renseignements analytiques et statistiques provenant de réseaux sociaux de tiers pour nous aider à mesurer le rendement et l'efficacité du contenu que nous affichons sur les réseaux sociaux, par exemple en mesurant les impressions et les clics sur le contenu que SCM promeut.

3.4 Utilisation des renseignements personnels

Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels aux fins suivantes :

• Fournir nos services. Nous utilisons des renseignements personnels dans la mesure où cela est nécessaire pour fournir nos services à nos clients. Par exemple, nous pouvons notamment utiliser vos renseignements personnels pour :

• • Services de règlement, de gestion et de traitement des réclamations;
  • Services de vérification des antécédents avant embauche ou demande de location;
  • Services d'assistance téléphonique pour les dénonciations;
  • Services de sécurité personnelle et d'enquête;
  • Services d'ingénierie légale et de sciences de l’environnement, ainsi que des services d'évaluation des dommages et de détermination des causes liées à des incidents.

• Communiquer avec vous. Si vous nous contactez avec une question ou une demande de renseignements, ou si nous devons communiquer avec vous dans le cadre de la prestation de nos services, nous pouvons utiliser vos informations personnelles pour communiquer avec vous de diverses manières, notamment par courriel, téléphone, SMS et courrier direct. Nous pouvons également communiquer avec vous à des fins de développement des affaires et pour promouvoir nos services et offres. Pour plus de certitude, nous ne partageons pas avec des tiers — à des fins de marketing ou à d’autres fins non liées — tout consentement reçu en vertu de l’emploi de SMS ou tout numéro de téléphone obtenu pour l’envoi de messages textes. Votre numéro de téléphone ne sera utilisé qu’aux fins spécifiques pour lesquelles vous l’avez fourni, par exemple, pour recevoir directement des communications de notre part. 

• Traitement des demandes d’emploi. Si vous postulez à un poste chez SCM, nous pouvons utiliser vos renseignements personnels si nécessaire pour traiter et évaluer votre demande.

• Gestion de nos activités. Nous utilisons vos renseignements personnels pour plusieurs raisons en rapport avec nos activités commerciales, ce qui peut inclure l'exercice d'une diligence raisonnable pour prévenir ou réduire notre risque commercial et pour assurer la sécurité de nos informations, de notre système ou de notre réseau.

• À d'autres fins autorisées ou requises par la loi. Par exemple, nous pouvons utiliser les renseignements que nous recueillons pour protéger la sécurité de ces renseignements et de nos sites Web ou pour nous conformer à une exigence légale, si nécessaire.

Nous pouvons également demander votre consentement pour utiliser vos renseignements personnels à d'autres fins spécifiques.

3.5 Partage de vos renseignements personnels

Nous pouvons partager vos renseignements personnels comme suit :

• Avec nos fournisseurs de services. Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels à d'autres organisations et entreprises qui nous fournissent des services, aux fins énoncées dans la présente politique, tels que les professionnels mandatés dans le cadre d'une réclamation, notamment les enquêteurs privés, les ingénieurs, les architectes, les consultants en environnement, les professionnels de la santé, les traducteurs, les transcripteurs, les affiliés et autres. Les autres fournisseurs de services susceptibles de recevoir des renseignements personnels comprennent les services professionnels, les services de communication et les services postaux. Nous exigeons de ces fournisseurs de services qu'ils protègent les renseignements personnels par des mesures de sécurité appropriées et qu'ils limitent leur utilisation des renseignements personnels à ce qui est nécessaire à l'exécution de leur mandat.

• Avec les personnes ou les entités que nous devons contacter pour procéder à une vérification des antécédents avant embauche ou de la location : Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels aux références que vous avez fournies, à vos anciens employeurs, aux écoles et institutions que vous avez déclaré avoir fréquentées et aux entités responsables des diplômes que vous avez indiqués. Nous pouvons également communiquer vos renseignements personnels à d'autres agences, organismes administratifs et bases de données qui nous permettent de vérifier les renseignements vous concernant dans le cadre d'une vérification des antécédents.

• Avec nos clients : Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels à nos clients et partenaires d’affaires lorsque vous avez consenti à une telle divulgation ou lorsque nous sommes autrement autorisés à le faire par les lois applicables.

• Dans le cadre de la vente ou du transfert de nos activités ou d'une autre transaction. Nous pouvons décider de vendre ou de transférer à un tiers une partie ou la totalité de nos activités, de fusionner avec une autre entité, de garantir nos actifs ou de procéder à tout autre financement ou à toute autre opération stratégique en capital (y compris les procédures d'insolvabilité ou de faillite), à une restructuration, à une vente d'actions ou à tout autre changement dans le contrôle de l'entreprise. Nous pouvons partager vos renseignements personnels lorsque cela est nécessaire aux fins d'une telle transaction.

• Autres raisons autorisées. Nous pouvons partager vos renseignements personnels lorsque la loi applicable le permet ou l'exige. Cela peut être le cas, par exemple, si SCM est dans l'obligation de divulguer ou de partager vos renseignements personnels afin de se conformer à une obligation légale, ou afin de faire respecter ou d'appliquer les conditions d'utilisation de SCM et d'autres accords; ou pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité de SCM, des clients de SCM, ou d'autres.

3.6 Quels sont vos choix en matière de confidentialité?

Lorsque vous utilisez nos services, interagissez avec nous (par exemple lorsque vous visitez nos sites Web, vous nous contactez ou que vous nous envoyez un courriel), ou vous postulez à un emploi chez SCM, vous donnez votre consentement à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation de renseignements personnels tel qu'il est défini dans la présente Politique. Dans certains cas, votre consentement peut être « implicite », c'est-à-dire que votre autorisation est présumée sur la base de votre action ou inaction au moment de la collecte, de l'utilisation ou du partage de vos renseignements personnels. En règle générale, nous obtenons votre consentement lorsque nous souhaitons utiliser des renseignements personnels à de nouvelles fins, conformément aux lois applicables en matière de protection de la vie privée.

Moyennant un préavis raisonnable, vous pouvez retirer votre consentement à l'utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels par SCM, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles. Pour retirer votre consentement, veuillez nous envoyer une demande écrite en utilisant les coordonnées indiquées dans la section Contactez-nous ci-dessous. Le retrait de votre consentement peut avoir une incidence sur les services que nous sommes en mesure de vous fournir.

3.7 Enfants

Nous ne recueillons pas, ne conservons pas, n'utilisons pas et ne divulguons pas sciemment des renseignements personnels concernant des enfants de moins de 13 ans, à moins qu'un parent, un tuteur légal ou un représentant adulte n'y ait consenti.

3.8 Accès et correction de vos renseignements personnels

SCM respecte votre droit d'accéder à vos renseignements personnels et de demander leur rectification s’ils sont inexacts, incomplets ou équivoques, sous réserve des restrictions légales applicables.

Vous avez également le droit d'obtenir plus d'informations sur le traitement de vos renseignements personnels par SCM, y compris les catégories de personnes qui ont accès à vos renseignements personnels au sein de notre organisation et la période de conservation applicable à vos renseignements. Pour exercer ces droits, veuillez utiliser les coordonnées indiquées dans la section Contactez-nous ci-dessous.

3.9 Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?

Pour protéger vos renseignements personnels, nous avons recours à des mesures de protection organisationnelles, physiques et technologiques. Notre objectif est d'empêcher l'accès non autorisé, la perte, l'utilisation abusive, le partage ou la modification des renseignements personnels en notre possession. Nous appliquons également ces mesures de protection lorsque nous éliminons ou détruisons vos renseignements personnels.

3.10 Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?

Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour fournir nos services à nos clients et partenaires d’affaires, pour gérer nos opérations commerciales et pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires. Lorsqu'ils ne sont plus nécessaires, vos renseignements personnels sont détruits en toute sécurité ou rendus anonymes (de sorte qu'il soit, à tout moment, raisonnablement prévisible dans les circonstances que les renseignements ne vous identifient plus de manière irréversible, directement ou indirectement), conformément à notre Politique de conservation et de destruction des dossiers.

3.11 Transferts transfrontaliers de renseignements personnels

Nous pouvons transférer et utiliser vos renseignements personnels à l'extérieur du Québec et du Canada et dans un pays étranger (comme l'Irlande, le Royaume-Uni et les États-Unis) où les lois sur la protection de la vie privée sont différentes et peuvent offrir un niveau de protection de vos renseignements personnels inférieur à celui de votre juridiction de résidence. Dans ces circonstances, les gouvernements, les tribunaux, les organismes d'application de la loi ou les organismes de réglementation de ce pays peuvent être en mesure d'accéder à vos renseignements personnels en vertu des lois du pays étranger.

3.12 Gouvernance des données

SCM applique des politiques et des pratiques qui garantissent la protection de vos renseignements personnels, notamment :

• Un Cadre interne de protection de la confidentialité qui définit les rôles et les responsabilités de nos employés tout au long du cycle de vie des renseignements et limite leur accès à ces renseignements selon le principe « en cas de nécessité absolue »;

• Des politiques, processus et procédures internes visant à garantir la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des renseignements personnels;

• La désignation d'un Agent de la protection de la vie privée chargé de veiller au respect des lois applicables en matière de protection des données;

• La formation des employés à la protection de la vie privée et à la sécurité des données, ainsi que plusieurs politiques et procédures relatives à la sécurité des renseignements;

• Des procédures de réception, d'enquête et de réponse aux plaintes ou aux demandes concernant les pratiques de traitement des renseignements de SCM, y compris tout incident de sécurité impliquant des renseignements personnels;

• Une politique de conservation et de destruction des dossiers régissant la conservation et la destruction des renseignements personnels, comme indiqué ci-dessus dans la section Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?; et

• Des protections contractuelles et d'autres mesures visant à garantir que les fournisseurs de services avec lesquels nous partageons des renseignements personnels respectent des normes et des protections adéquates en matière de confidentialité protection de la vie privée.

3.13 Modifications à la Politique de confidentialité

Nous pouvons apporter des modifications à cette Politique de temps à autre. Toute modification que nous apportons entre en vigueur lorsque nous publions la politique révisée sur nos sites Web. Si nous apportons des modifications importantes à la Politique, nous publierons un avis sur nos sites Web ou nous vous contacterons pour vous en informer lorsque la loi l'exige. En continuant à interagir avec nous après la publication de la version modifiée de la Politique, vous acceptez les modifications apportées à la Politique, sous réserve de toute exigence supplémentaire qui pourrait s'appliquer. La « Date d'entrée en vigueur » figurant en haut de la présente Politique indique la date de sa dernière mise à jour.

3.14 Contactez-nous

Si vous avez des questions sur la manière dont nous traitons vos renseignements personnels ou si vous souhaitez exercer vos droits en matière de protection de la vie privée, veuillez contacter notre Agent de la protection de la vie privée à l'adresse suivante :

Adresse : 145 King Street West, Suite 620, Toronto, ON M5H 1J8
Téléphone : 226-213-4673
Courriel : privacy@scm.ca